Transcrire

Transcriptions simples

1.1. Récuperer et enregistrer les fichiers

- Récupérez vos fichiers PDF dans votre sous dossier 1.Scans

- Téléchargez la dernière feuille de style disponible, intitulée: 7.Feuilledestyle_2015-05-14.dotx (disponible sur le google drive).

- Créez un nouveau fichier Word. Vous devez y ouvrir la feuille de style comme un fichier Word normal (fichier/ouvrir). Avant de commencer à transcrire, faites « Enregistrer sous », et donnez au document un titre respectant le protocole de titre suivant: « nomduzip-année-mois-typededocument-simple » (ex: « 10010195-1977-11-OJ-simple »). Un nouveau document en .docx. est alors créé.          

Attention :

●      On ne transcrit pas l’ensemble du PDF mais seulement 3 types de documents :

- les ordres du jour (OJ)

- les compte-rendus de réunion (CR)

- les convocations (CV)

Il peut y avoir ces trois types de documents (ou non) dans un PDF.

●      Il n’y a par un fichier word par PDF mais un fichier word par type de documents. Ainsi, 1 PDF peut être transcrit sur plusieurs fichiers word : un fichier word pour la CV et un fichier word pour le CR, par exemple.

1.2. Remplir l'encadré des métadonnées

Il y a un unique cadre des métadonnées (celui qui s’affiche avec la feuille de style) mais les éléments à remplir sont différents selon les types de documents :

●      Pour les Convocations (CV), il faut obligatoirement remplir les champs suivants :

- « Numéro de scan »,

- « Numéros de page [du pdf] »,

- « Type de doc »,

- « Date [d’envoi] »,

- « Expéditeur » : en utilisant les initiales du nom

-  « Lieu de la réunion » (selon le modèle « chez PB », « chez FLL » s’il s’agit de l’adresse d’un oulipien ; l’adresse complète dans le cas contraire)

- « Destinataire ».

●      Pour les Comptes rendus (CR) et les Ordres du Jour (OJ), il faut obligatoirement remplir tous les champs, sauf « destinataire » et « expéditeur ».

Si le champ n’est pas obligatoire ou qu’on ne sait pas comment le remplir faute d’information, ne rien indiquer.

Attention :

- ne pas « écraser » les zones grises en les remplissant, mais bien cliquer dessus de manière à manière à écrire à l’intérieur.

- dans le cadre des métadonnées, les initiales des « Autres oulipiens présents » doivent seulement être séparées par des espaces

- Pour les noms de personnes dans le cadre des métadonnées, s’il s’agit des Oulipiens, seules les initiales doivent être indiquées. Les oulipiens déjà indiqués dans « président » ou « secrétaire » ne sont pas indiqués dans la liste des présents (ce serait une redondance inutile). S’il s’agit de non Oulipiens (ou si le nom indiqué est un pseudonyme), il faut donner le nom en entier, comme il est écrit dans le document (T. Chernozium, figure 4). :

Figure 4 : Exemple de cadre des métadonnées rempli pour un CR

Numéro de scan* :  10010016    

Numéros de pages* :    1   à   4   

Type de document :    CR   (CR pour compte-rendu avec ou sans ordre du jour, Convocation ou Autre)

Date :   16/02/1962    (dd/MM/yyyy)

Lieu :      

Président :    RQ  

Secrétaire :  T.CHERNOZIUM    

Autres oulipiens présents :   JD NA JL FLL JB    (initiales seulement,  séparées par des espaces)

Invités :   XX   

Expéditeur :      

Destinataires :      

 

1.3. Transcrire

Principes de transcriptions

Afin d’éviter d'oublier de transcrire des textes, la meilleure méthode consiste à parcourir le pdf en entier avant de commencer de transcrire.

Etant donné qu’il s’agit d’une transcription de textes documentaires (n’ayant pas le statut d’œuvre littéraire), nous avons pris le parti de transcrire les éléments de contenu et non les aspects formels, visuels et graphiques de ces documents. Les utilisateurs du site web pourront toujours comparer avec l’image affichée à côté.

DONC : on ne reproduit PAS la mise en page (les décalages de texte à droite ou au centre, les notes de bas de page, les schémas, les soulignements, les ratures…). Il ne faut jamais insérer de TAB (tabulation).

SAUF:

- les changements de paragraphe (passage à la ligne) 


- dans le cas d’une note en bas de page, utiliser la fonction Références / Insérer une note en bas de page, et transcrire normalement le texte

- les changements de page : veiller à bien faire « Insertion »/ « Saut de page » et non appuyer sur la touche « Entrée » plusieurs fois. En revanche, si la page change dans le fichier word alors qu’il n’y a pas de changement dans le pdf, ce n’est pas grave

- les éléments en liste : on les marque en utilisant l’outil “Liste” de Word. Les listes (numérotée ou pas), sont fréquentes surtout dans les Ordres du jour (OJ)

- on développe les abréviations (ex: “vol. 2” > “volume 2”)

- on corrige les fautes d’orthographe

Ne conserver la version fautive (éventuellement entre crochets en mettant la correction à côté si nécessaire) que si elle vous semble avoir un sens évident ou volontaire comme dans l’exemple ci-dessous : on laisse la forme « je m’esscuse » car elle est voulue et signifiante, et il est inutile de l’expliciter.

Exemple (10010017-1962-03-CR) :

« QUENEAU : On est là pour ça !

Le S.P. : Puisque vous êtes tous contre moi, c’est bon, je m’esscuse. »

En ce qui concerne l’orthographe des noms propres :

-    On respecte les expressions désignant quelqu’un telles qu’elles sont écrites: RQ, R.Q., R. Queneau, etc.

-    Si un nom de personne non oulipienne est incomplet mais compréhensible dans le contexte (ex. prénom seul), restituer entre crochets le nom qu’on ajoute. 

En cas de doute :

Si vous avez un doute, ou si quelque chose vous semble illisible, le signaler par un commentaire pour l’expliquer au coordinateur.

 

1.4. Déposer les transcriptions

- Déposez vos fichiers transcrits dans votre dossier / 2. Transcript. Word sur Sharedocs

- signalez-le au validateur qui vous écrira après validation.

 

1.5. Mini FAQ des transcripteurs et cas particuliers

1.5.1. Nommer les fichiers

2 réunions le même mois

REGLE : Quand il y a deux réunions le même mois, on doit préciser le jour de chaque réunion dans le titre des deux fichiers. 

Pour les CV par exemple, pour le cas où 2 convocations différentes sont envoyées le même mois, on précise le jour de l’envoi dans le nom du fichier.

Exemple : 10010195-1977-11-11-OJ; et 10010195-1977-11-28-OJ.

Cas particuliers : certaines réunions ont eu lieu le même mois et le même jour : A voir au cas par cas, mais on réfléchit à une solution : du type : « 10010310-1987-12- n1-CR ».

1 réunion avec plusieurs CR ou OJ ou CV identiques ou avec variantes

-Si les textes sont identiques, on ne transcrit qu’une fois le texte en indiquant seulement la ou les page(s) correspondant(es) à la première occurrence dans le pdf.

- S’il y a des variantes, voir 1.5.3. Corps du texte /  Documents répétés : identiques, avec variantes, différents.

 

1.5.2. Métadonnées

Numéros de pages

REGLE : il faut toujours que soit indiqué, dans les métadonnées, le numéro des pages dans le pdf, et non les numéros qui sont imprimés sur les documents (numéro de folios).

Exemple : Folio 15 et 16 mais n° de pages de pdf 17 et 18 

Numéro de scan* :  10010304    

Numéros de pages* :  17     à     18 

N° de pages/ Pages intercalées non transcrites

REGLE : Lorsque dans un document à transcrire apparaît une page (intercalée) qui n’est pas à transcrire, on indique l’étendue des pages transcrites (en incluant la page intercalée) et on insère un saut de page supplémentaire, correspondant à la page intercalée non transcrite.

Dates

REGLE : Pour les CV, la date indiquée est la date d’envoi.

Possibilité évoquée par Natalie lorsqu’il n’y a pas de date d’envoi:

1. Ne rien mettre dans le cadre des métadonnées

2 : pour le nom du fichier mettre exceptionnellement la date de la réunion ?

Rem : ce n’est pas très satisfaisant mais on ne voit aucune autre solution. Notez ces fichiers sans date d’envoi. (HC : faire une liste ?)

Lieu de la réunion

REGLES GENERALES :

1. Il faut toujours mettre le lieu dans le cadre des métadonnées

2. Il s’agit toujours du lieu de la réunion. Même pour les CV c’est bien le lieu de la réunion qui est indiqué et non le lieu où a été écrite la lettre

Normalisation des adresses de lieu

REGLE : De manière générale on reste fidèle au document, mais en suivant de préférence la forme : « chez + nom oulipien » ou sinon « adresse complète ».

« Lieu : chez FC et Caroline Caradec »

REGLE : Seuls les oulipiens sont indiqués par leurs initiales ; on désigne donc Caroline Caradec pas son nom entier et non pas par CC.

Exemple : (10010302)    

Date :  07/02/1987     (dd/MM/yyyy)

Lieu :  chez FC et Caroline Caradec    

Personnes problématiques

REGLE : les initiales sont utilisées seulement pour les noms des oulipiens, le reste est écrit avec le nom complet et le prénom (initiale ou en entier). Et, si on sait que le nom problématique est un pseudonyme d’un oulipien, on met ses initiales entre crochets.

Exemple :  10010016    

Type de document :    CR  

Date :   16/02/1962    (dd/MM/yyyy)

[…] Secrétaire :  T.CHERNOZIUM    

Non oulipiens qui le deviendront

REGLE : Quand l’invité n’est pas encore un oulipien ou quand il est un oulipien en devenir, on met ses initiales (ou son nom complet, qu’importe) seulement dans le champ « invité » et non dans « oulipiens présent. A CORRIGER dans les fichiers XML

Esclaves : ni oulipiens ni invités

REGLE : on met les esclaves en invités, et on signale en note qu’il n’est pas un « invité » au sens général.

Ex.:  10010039     GLC [Guy Le Clech] n’est pas un oulipien…  C’est un esclave

A corriger dans les fichiers XML.

QUESTION SUBSEQUENTE Mais que fait-on pour les femmes  des oulipiens et comment les signale-t-on ? « Mme Duchateau », ou « Caroline Caradec ».

A DEBATTRE La solution serait de changer le nom de champ en l’élargissant « Autre personne présente » en faisant le changement directement en XML sur le site: est-ce possible ? Réponse Marc : Oui, je peux remplacer « Invités » par « Autres personnes présentes ». Mais remarque Clara : cela suppose de changer la feuille de style avec « autres personnes présentes ».

Les noms des invités

REGLE : Il faut indiquer dans le cadre des métadonnées le nom des invités comme ils sont dans le scan mais de la manière la plus claire possible (Prénom Nom)

 

1.5.3. Corps du texte

Documents répétés avec variantes manuscrites

REGLE : Lorsque le document est répété avec des variantes manuscrites, on transcrit le document une fois, en ajoutant une marque $$$. Cette marque servira lorsque le document sera transformé en xml : l’ajout sera indiqué entre des balises <add>.

Documents répétés avec variantes importantes

REGLE :

- S’il y a des variations importantes, on transcrit le document deux fois

- on enregistre les versions différentes dans le même document. Dans ce cas, il faut indiquer dans Numéros de pages toute l’étendue de pages couverte par les deux versions du document.

Ratures dont on peut voir la phrase raturée

REGLE : La transformation ne gère pas les ratures. Sur word, indiquer $$$ ; à la relecture en xml, on mettra le passage ratué dans un élément <del>

Exemples

Ex.:  CV     10010151    

G Perec 1

Queval

Ex.: 10010166-1974-09-OJ-simple-V.docx

Livre de Noël Arnaud

Ex Transcription 10010022-1962-08-CR

LE LIONNAIS : Il y a une métrique des bords. L’intérieur est sans importance.

BENS (entre ses dents) : Hypocrite.

LE LIONNAIS : J’ai l’intention, d’ailleurs, de proposer l’étude des séquences/sécances, et  notamment des cordes dans les figures.