Suivi & décompte des transcriptions

Suivi et décompte documentaire 

1.1. Par le fichier de répartition Google Drive

Il est possible de suivre et décompter l’état d’avancée du travail de transcription et stylage grâce au fichier de répartition (sur google drive) ou grâce à Sharedocs.

La fiche de répartition comporte plusieurs colonnes :

1.     La cote

2.     La date

3.     les numéros de scans

4.     le nom du transcripteur

5.     le nom du validateur pour la transcription

6.     l’état de la transcription simple du scan correspondant (on met « x » si c’est fait)

7.     le nom du styleur

8.     le nom du validateur pour le stylage

9.     l’état de la transcription stylée du scan correspondant (on met « x » si c’est fait)

10.  le nom du correcteur validateur en XML

11.  l’état de la transformation TEI du scan correspondant (correctif encodage et chargement sur le site).

Cote

Date

Nom du transcripteur

Nom du validateur

Transcriptions simples

Nom du styleur

Nom du validateur

Transcriptions stylées

Nom du correcteur XML

Conversions, Validations et corrections XML: Chargements sur le site

Pour chaque étape (transcription simple/stylé/transformation), les mêmes signes sont utilisés:
- une cellule vide signifie que l’étape n’a pas été faite

- X signifie que l’étape a été faite et validée

- le nom d’un transcripteur signifie que l’étape est en train d’être effectuée par ce transcripteur (ou que les coordinateur doivent encore valider l’étape)

- « en suspens » signifie que le fichier a posé problème lors de la validation ; en attendant une prise de décision, il se trouve dans le dossier « en suspens » du Sharedocs. Les questions sur ces fichiers sont répertoriées sur Trello.

- il peut parfois arriver que seul un type de fichier issu du pdf (CV, CR, OJ) soit en suspens ou en cours de transcription. Seul le fichier restant est alors précisé, même si d’autres fichiers issus du même pdf ont déjà été validés.

Attention : une étape est marquée X lorsque tous les éléments du pdf sont transcrits. En d’autres terme, il est possible que la CV et l’OJ d’un pdf aient été transcrits/stylés et validés et se trouvent dans 4. Fichiers word validée, mais que le CR ne l’ait pas été (qu’il soit par exemple « en suspens » ou encore dans le dossier d’un transcripteur). Pour ce pdf, l’étape est alors marquée « en suspens » ou « nom du transcripteur », et non X.

DONC Le compte des fichiers transcrits indiqué par le fichier de répartition n’est valable que pour les pdf transcrits/stylés entièrement. Pour avoir un compte plus précis, selon les fichiers, voir 1.2. Suivi et décompte matériel par Sharedocs.

Cas particulier : dans certains pdf, il n’y a rien à transcrire.

●      Les étapes de transcriptions sont considérées comme effectuées, mais la ligne de ces pdf est en bleu clair et on indique le chiffre « 0 » dans la colonne F (Transcriptions stylées).

●      A gauche du fichier, on trouve le nombre de pdf transcrits et le nombre de pdf stylés (sans prendre en cours les pdf incomplets, en suspens ou en cours de transcription).

Le décompte des transcriptions est indiqué dans la feuille de calcul en colonne L comme suit et se réalise automatiquement en fonction du remplissage des colonnes précédentes :

 

1.2. Suivi et decompte matériel par Sharedocs

- Pour savoir combien de pdf ont été transcrits et validés, il faut additionner les objets de :

4. Fichiers word validés / A. Scans transcrits

+ 4. Fichiers word validés / B. Scans stylés.

Normalement, cela doit donner les mêmes résultats que sur le fichier de répartition du google drive.

Attention : le résultat donné est le nombre de pdf transcrits, mais il y a évidemment davantage de transcriptions simples validées (fichiers word).

- Pour savoir combien il y a de transcriptions simples validées, il faut additionner les objets de :

4. Fichiers word validés /2. Transcriptions simples

+ 4. Fichiers word validés / déjà stylées

+ dossier personnel de chaque transcripteur / 3. Transcript. Simple à styler

- Pour savoir combien il y a de transcriptions stylées validées, il faut regarder le nombre d’objets dans 4. Fichiers word validés / 3. Transcriptions stylées.